FAQ    |    Mapa strony    |    Kontakt    |    Strefa klienta    |    Zarejestruj się
Strona główna > Baza wiedzy > Blog eksperta > Prawo a księgowość elektroniczna

Baza wiedzy

Prawo a księgowość elektroniczna

W związku z rosnącym poziomem informatyzacji, również w księgowości warto przyjrzeć się wybranym aspektom prawnym, regulującym postępowanie z dokumentacją elektroniczną. Istotne bowiem jest aby zapewnić dokumentom księgowym odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Wszystkie dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez określony czas, w zależności od rodzaju dokumentu. Reguluje to jednolity rzeczowy wykaz akt – który zawiera rodzaje wytwarzanych dokumentów, jak i ich kategorie archiwalne. Dla przykładu faktura VAT opatrzona jest kategorią B-5, co oznacza, że musi być przechowywana przez pięć lat.


Jedne z ważniejszych aktów prawnych, określających zasady przechowywania dokumentacji elektronicznej to: Ustawa o rachunkowości z 29. Września 1994 roku oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.


Podobnie jak w przypadku dokumentacji w formie papierowej, także dokumentacji elektronicznej należy zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa, tak aby nie uległy one zniszczeniu przed upływem ich ważności. Wymagania jakie powinny być spełnione w celu ochrony danych reguluje art. 71 ustawy o rachunkowości. „Ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.” Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku reguluje warunki jakie należy spełnić, aby móc wystawiać faktury w formie elektronicznej. Przede wszystkim należy uzyskać akceptację odbiorcy faktury. Należy także zagwarantować autentyczność i integralność treści poprzez zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Opisane rozporządzenie Ministra Finansów w § 6.1 porusza jeszcze jedną ważną kwestię - faktury wystawione lub otrzymane drogą elektroniczną muszą być przechowywane na terytorium kraju. W przypadku przechowywania ich na terytorium państwa członkowskiego należy poinformować o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Warto zatem zwrócić uwagę czy serwer, na którym zapisywane są dane znajduje się na terytorium Polski. W obliczu kontroli Urzędu Skarbowego chyba nikt nie chciałby się znaleźć w sytuacji, w której okazałoby się, że jego dokumenty księgowe w wyniku nieodpowiedniego zabezpieczenia przepadły. Jeszcze gorzej wyglądałoby biuro rachunkowe w takiej sytuacji – niewątpliwie nie przysporzyłoby to nowych klientów, nie wspominając już o odpowiedzialności prawnej. Dlatego warto dwa razy sprawdzić czy przechowywane dokumenty księgowe są odpowiednio zarchiwizowane.
 



Aktualności

Zobacz także

Poznaj BitBank

list więcej

Zalety programu

list więcej

Kup teraz

list więcej

1 minuta dla bezpieczeństwa Twoich danych

1. Zarejestruj się


Wypróbuj darmowe

konto:

Już teraz możesz się cieszyć

własną kopią bezpieczeństwa


Blog

W związku z rosnącym poziomem informatyzacji, również w księgowości warto przyjrzeć się wybranym aspektom prawnym, regulującym postępowanie z dokumentacją...
O programie
Wypróbuj darmowe konto
Blog eksperta